ERP-systemer

Erp

 

 

 

 

 

 

 

 

ERP-systemet bør være omdrejningspunktet for hele virksomheden. Men det er driften af firmaet, der bestemmer, hvordan systemet skal bruges og ikke omvendt!

I ERP-systemet ‘bor’ en meget stor del af virksomhedens viden i form af data. Det kan ikke understreges nok, at pålidelige stamdata er nødvendige for virksomheden. Derfor skal der være faste regler for, hvilke stamdata firmaet benytter sig af, og hvem der har ansvaret.

Procesdata, som f.eks. fremkommer ved bogføring, indtastning af salgsordrer/indkøb og færdigmelding af styklister, danner grundlaget for regnskab og målepunkter. Strukturen i procesdata skal, lige som stamdata, være opbygget således, at der opnås optimale muligheder for statistik og rapportering, så ledelsen kan træffe beslutninger på et oplyst grundlag.

 

NYT ERP-SYSTEM

Det er en stor beslutning at investere i nyt ERP-system, for der er et hav af faldgruber. Hvis beslutningstagerne ikke har tilstrækkelig indsigt i administrationen af virksomheden, er der fare for, at man undervurderer den indsats, der kræves for at komme succesfuldt igennem forløbet.

Der kan ikke opstilles en endegyldig slagplan for en god implementering af nyt system, da forholdene i virksomhederne er vidt forskellige. Men her er nogle gode generelle råd:

 

Beslut omfanget

Der er store fordele ved, at så meget som muligt foregår i ét system. Derved kan man målrette resurser til vedligeholdelse og optimering samt undgå dobbeltregistrering.

Tit foregår meget af sælgernes arbejde i sub-systemer. Årsagen kan være, at ERP-systemet ikke lever op til nutidens krav om integration med tablets og smartphones. Når man investerer i nyt system, bør man vurdere muligheden for at CRM, pipelineopdatering og tilbudsgivning kan foregå online – direkte i ERP-systemet. Fordelen er tilgængelighed af real time data til f.eks. forecasts og forhåndsdisponering af varer. Datagrundlaget vil desuden ofte være mere validt, fordi det struktureres af personer, som har det fulde overblik over virksomheden. Hvis salgsmateriale, som billeder, datablade, monteringsvejledninger og salgstekster forefindes direkte i systemet, vil resten af virksomheden have gavn af det i det daglige arbejde. Omvendt kan salgsafdelingen f.eks. nyde godt af fuldt opdaterede kostpriser.

 

Udvælg interne resurser

Sæt kun firmaets dygtigste medarbejdere på opgaven med udarbejdelse af kravsspecifikation og implementering. Få styr på, hvordan disse nøglemedarbejdere kan få tid til at deltage, når de samtidig skal passe deres normale arbejdsopgaver. Ofte er det en god investering at købe ekstra resurser ind til dagligdagsopgaverne. De udvalgte medarbejdere skal have arbejdsro, så de kan hellige sig implementeringen 100%.


Dokumentation

  • Kortlæg alle organisationens processer og politikker
  • Husk samtlige rapporter


Kravsspecifikation

Afdæk behov for/ønske om optimering af processer/politikker. Vær åben – start med ‘frit valg på alle hylder’. Gå efter, at opgaver kan løses hurtigere og mere effektivt. Vær derefter konkret i forhold til, hvad der kan opnås (ROI) – ‘need to/nice to have’. Efterprøv om alle krav bunder i reelt behov.

Udarbejd specifikation. Vær især omhyggelig med detaljer, når det drejer sig om forhold, som må formodes at kunne udfordre ERP-systemers standard.


Få tilbud

Gennemgå kravsspecifikationen minutiøst med tilbudsgiverne. Afdæk uklarheder, brainstorm på alternative/bedre måder at løse opgaver på – vær åben og specifik.


Tilretninger    

Er der krav, som ikke kan løses af standard applikationer, bør man overveje, om de krav kan gøres mindre unikke for at undgå de relaterede høje omkostninger, som tilretninger vil kræve.


Valg af leverandør

Valg af ERP-system bør ikke baseres udelukkende på pris og slet ikke på smarte salgstaler. Undersøg, om ERP-leverandøren har tilstrækkelige og kompetente resurser til at levere, hvad du efterspørger. Der er stor mangel på arbejdskraft hos ERP-leverandører i øjeblikket! Test din leverandør, som du ville teste en ny nøglemedarbejder. Indhent referencer fra andre, som har benyttet samme leverandør.


HOLD STYRINGEN!

Uanset hvor dygtige konsulenterne fra ERP-firmaet må være, er det dig, der kender din forretning bedst. Lad ikke tilfældigheder råde, det kan koste dig dyrt i den sidste ende. Sørg til stadighed for, at dine allerdygtigste medarbejdere har resurser nok til rådighed.
Udarbejd detaljeret tidsplan. Vær klar, når leverandøren rykker ind.
Husk tid til datavask, stamdatapolitik – værdien af dit ERP-system er begrænset af dine data!


Stamdata         

Når konsulenterne fra ERP-leverandøren har opsat systemet, skal stamdata oprettes. Og her skabes en vigtig del af grundlaget for, hvor stor en succes, firmaet opnår ved investering i det nye system.

Se særskilt afsnit om stamdata.


Rapporter       

Før afprøvning og egentlig implementering af systemet skal rapporter sættes op og ordrebærende papirer (tilbud, ordrebekræftelse, faktura, indkøbsrekvisition og lignende) skal designes.

Skematisk oversigt over flowet af stamdata på de ordrebærende papirer kan være en stor hjælp i designarbejdet.

Tilretning af rapporter og papirer tager som regel væsentlig mere tid end beregnet, hvis resultat skal afspejle investeringens omfang.


Afprøvning

Ud fra kravsspecifikationen udarbejdes der øvelser, som sikrer, at man kommer rundt i samtlige kroge. Lad medarbejdere fra de forskellige afdelinger selv foretage afprøvningen.

 

Implementering

Guider til brug af ERP-systemet og procesbeskrivelser skal udarbejdes, så datahåndteringen foregår ensartet, og så oplæring af personalet har et fast holdepunkt. Man bør lægge mest energi i dokumentation for den del af virksomheden, hvor der er flest medarbejdere, og hvor IT-kendskabet er mindst.
Hvis kravsspecifikationen til systemet er tilstrækkelig udførlig, kan en del af guiderne opstå ud fra lettere omskrivning heraf.
Afhold kurser i små grupper.

 

SmallOffer7

  • Konsulentbistand i udvalgte dele af processen eller hele forløbet
  • Kravsspecifikationer og manualer
  • Design og beskrivelse af tilpasninger, så de kan kodes direkte af en dygtig programmør uden det kræver, at en konsulent fra et ERP-firma er involveret